Rechtliches
Die Fahrtenbuchauflage ist eine der am häufigsten diskutierten Maßnahmen, wenn es um die Verkehrszuwiderhandlungen in Firmenflotten geht. Besonders für Unternehmen, die auf einen großen Fuhrpark angewiesen sind, kann die Einführung einer solchen Auflage weitreichende organisatorische und rechtliche Konsequenzen haben. In diesem Blogartikel beleuchten wir, warum die Fahrtenbuchauflage immer mehr an Bedeutung gewinnt, welche Pflichten auf Halter zukommen und wie eine kluge Organisation dazu beitragen kann, unnötige bürokratische Belastungen zu vermeiden.
Eine Fahrtenbuchauflage kann nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen verhängt werden, wenn es den Behörden nicht gelingt, den verantwortlichen Fahrzeugführer festzustellen. Besonders problematisch ist dies in Unternehmen, in denen mehrere Personen Zugriff auf die Fahrzeuge haben und keine Dokumentation über die Nutzung geführt wird. Ein typischer Fall ist die Unfallflucht, bei der es dem Halter nicht gelingt, den Fahrer des Fahrzeugs zu benennen, der den Unfall verursacht hat.
Im Falle einer Verkehrszuwiderhandlung, wie der unerlaubten Entfernung vom Unfallort (§ 142 StGB), sind Halter zur Mitwirkung verpflichtet. Sie müssen sicherstellen, dass die Nutzung der Firmenfahrzeuge so dokumentiert ist, dass der jeweils verantwortliche Fahrer jederzeit identifizierbar ist. Eine fehlende Dokumentation führt schnell zur Anordnung einer Fahrtenbuchauflage, die oft den gesamten Fuhrpark betrifft und für einen Zeitraum von bis zu 36 Monaten angeordnet wird.
Wie aus dem dargestellten Fall hervorgeht, ist die richtige Organisation der Fahrtenbuchführung von zentraler Bedeutung, um solchen Maßnahmen vorzubeugen. In dem hier beschriebenen Fall hatte ein Unternehmen die Fahrzeugschlüssel für den gesamten Fuhrpark in einer unverschlossenen Schublade aufbewahrt, ohne genau zu dokumentieren, welcher Mitarbeiter wann welches Fahrzeug benutzt hatte. Diese Nachlässigkeit führte dazu, dass bei einem Unfall und der folgenden Ermittlung die Identifizierung des verantwortlichen Fahrers unmöglich war. Als Konsequenz wurde eine Fahrtenbuchauflage für den gesamten Fuhrpark angeordnet.
Ein strukturiertes Fuhrparkmanagement hätte dies verhindern können. Indem Unternehmen den Zugriff auf Fahrzeugschlüssel regeln und die Nutzung der Fahrzeuge systematisch dokumentieren, kann ein Großteil der bürokratischen Hürden umgangen werden. Eine solche Dokumentation stellt sicher, dass Unternehmen gegenüber den Behörden Auskunft über den jeweiligen Fahrzeugführer geben können, was wiederum die Grundlage dafür ist, dass keine Fahrtenbuchauflage verhängt wird.
Wenn eine Fahrtenbuchauflage für den gesamten Fuhrpark verhängt wird, bedeutet dies einen erheblichen Mehraufwand für das Unternehmen. Jedes Fahrzeug, das im Fuhrpark genutzt wird, muss detailliert in einem Fahrtenbuch erfasst werden – von der Streckenlänge bis hin zu den gefahrenen Kilometern und den genauen Zeitpunkten der Fahrten. Für viele Unternehmen ist dies eine organisatorische Herausforderung, insbesondere wenn es sich um eine große Flotte handelt, bei der viele Mitarbeiter unterschiedliche Fahrzeuge zu verschiedenen Zeiten nutzen.
Ein solcher „Worst Case“ tritt meist dann ein, wenn es dem Halter wiederholt nicht gelingt, klare Strukturen zur Nachverfolgung der Fahrzeugnutzung einzurichten. Das Bayerische Verwaltungsgericht hob in einem Fall besonders hervor, dass die Fahrtenbuchauflage verhängt wird, wenn „erhebliche Verkehrszuwiderhandlungen nicht aufklärbar sind und der Halter keine angemessenen Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge ordnungsgemäß genutzt und überwacht werden.“ Dies kann besonders gravierend werden, wenn nicht nur ein, sondern mehrere Fahrzeuge betroffen sind, und der gesamte Fuhrpark der Buchführungspflicht unterliegt.
Um Fahrtenbuchauflagen zu vermeiden, ist eine strukturierte und konsequente Organisation des Fuhrparks unerlässlich. Zunächst sollte sichergestellt werden, dass für jedes Fahrzeug klar ist, wer es zu welchem Zeitpunkt nutzt. Dies kann durch die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuchs geschehen, das es den Nutzern erleichtert, alle notwendigen Daten korrekt und zeitnah zu erfassen. Eine gute Schlüsselverwaltung, bei der nur berechtigte Personen Zugriff auf die Fahrzeugschlüssel haben, unterstützt diesen Prozess und minimiert das Risiko.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Unternehmen regelmäßige Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass die bestehenden Regelungen eingehalten werden. Eine sorgfältige Dokumentation und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Firmenfahrzeugen sind dabei entscheidende Maßnahmen, um Verkehrszuwiderhandlungen und die daraus resultierenden Sanktionen zu vermeiden.
Die Einführung einer Fahrtenbuchauflage ist in vielen Fällen das Ergebnis unzureichender organisatorischer Maßnahmen im Fuhrpark. Unternehmen, die es versäumen, klare Regeln für die Nutzung ihrer Fahrzeuge festzulegen und diese regelmäßig zu überprüfen, laufen Gefahr, in erhebliche bürokratische und rechtliche Schwierigkeiten zu geraten. Ein gut organisiertes Fuhrparkmanagement, das auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit setzt, ist der Schlüssel, um Fahrtenbuchauflagen zu vermeiden und den reibungslosen Betrieb des Fuhrparks sicherzustellen.
Am Ende zeigt sich: Die richtige Dokumentation und ein verantwortungsvoller Umgang mit Firmenfahrzeugen sind nicht nur im Interesse der Behörden, sondern auch der Unternehmen selbst. Denn je besser die internen Prozesse funktionieren, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Fahrtenbuchauflage den Alltag zusätzlich erschwert.
Quellen: Flottenmanagement-Magazin
Verwaltungsgerichtsbeschlüsse Beispiel dem VG Düsseldorf und dem Bayerischen VGH
Rechtsanwalt Lutz D. Fischer
